Система мониторинга предназначена для сопоставления фактических и плановых показателей, ранжирования показателей по степени отклонения плановых показателей от реальных и группировки их с целью выработки решений о внесении изменений в экономическую политику организации. Она также дает возможность контролировать бездефицитность бюджета и предупреждать о предстоящих поступлениях и выплатах денежных средств, связанных с реализацией различных мероприятий. Система позволяет выполнять расчеты показателей, характеризующих состояние организаций, в том числе используя при необходимости собственные методики анализа.

Ежеквартальное пополнение базы данных новыми отчетными данными организаций обеспечивает проведение анализа динамики различных показателей. На основании имеющейся информации подразделения организации могут быть проранжированы и сгруппированы по степени благополучия их финансово-экономического состояния. Сводные аналитические отчеты, формируемые системой, используются для оперативного управления имущественным комплексом и формирования эффективной политики развития организации.

Как правило, мониторинг выполняется с использованием персональных компьютеров. Рассмотрим процедуру мониторинга плановых показателей на примере подсистемы "Финансовое планирование" программного комплекса Smart Goods.

Назначением подсистемы "Финансовое планирование" является автоматизация следующих действий пользователя:

- задание значений плановых показателей;

- задание допустимых диапазонов значений плановых и фактических показателей;

- мониторинг динамики плановых и фактических показателей и сравнение их с допустимыми значениями;

- задание диапазонов отклонения фактических показателей от плановых и сравнительный анализ фактических и плановых показателей.

Задание значений плановых показателей, граничных значений и их сравнение между собой и с фактическими показателями должно выполняться в разрезе всех аналитических показателей, имеющихся на момент составления плана. Механизм должен работать для всех планов счетов: балансового, управленческого и пр.

Рассмотрим пример. Необходимо запланировать движения по расчетному счету (р/с) на некоторый период времени, т.е. внести цифры планируемого прихода на р/с и расхода с р/с на каждый день планируемого промежутка времени. При этом сумма остатка на расчетном счете не должна опускаться ниже заданного уровня. Планируемую динамику изменения состояния расчетного счета необходимо представить в виде графика в зависимости от времени с указанием граничного значения показателя. По окончанию планового периода необходимо к картине графика планового показателя добавить график фактического изменения состояния расчетного счета.